À l’ère du numérique, dématérialiser la gestion d’une propriété commune en profitant de la digitalisation présente de nombreux avantages. Il s’agit de choisir une plateforme collaborative qui vous permet de piloter votre structure à distance. Autrement dit, vous ne passerez plus par le service d’un syndic traditionnel, ce qui vous libère de certaines charges financières. A priori, c’est un outil intéressant pour optimiser l’administration de votre immeuble et la maîtrise de vos dépenses. Il faut essayer de comprendre son mode de fonctionnement pour connaître ses avantages et ses inconvénients. Il est également important de vous renseigner sur les différentes alternatives possibles et prendre en compte les recommandations essentielles le concernant. Une réflexion indispensable pour appréhender tous les facteurs essentiels, afin d’en tirer pleinement des bénéfices.

Son mode de fonctionnement

À la base, le syndic en ligne fonctionne comme les réseaux sociaux, un modèle sur lequel les éditeurs se sont inspirés. Il a pour finalité de faciliter votre accès aux différentes informations concernant la propriété en commun. Vous trouverez notamment sur le site www.cotoit.fr des renseignements détaillés et des démonstrations concrètes sur ce concept. Vous n’aurez plus besoin de présence physique de syndic de copropriété classique, étant donné que les formalités sont dématérialisées. Dorénavant, tous les échanges se font par mail, SMS ou téléphone, car tous les documents sont accessibles via Internet. Chaque membre peut consulter la comptabilité et les PV (Procès-verbal) de réunion en ligne avec une plateforme sécurisée. Même les Assemblées Générales (AG) se font à distance, grâce à l’utilisation de visioconférence. Le recours à l’expédition par la poste sera réservé uniquement pour les convocations ou les autres courriers de notifications.

Ses avantages et inconvénients

Son principal avantage est de vous faire profiter d’un syndic moins cher, car il y a moins de charges à payer. En effet, comme la présence physique n’est plus indispensable, les frais de déplacement ne sont pas conséquents. Les notes d’honoraires diminuent considérablement, vu qu’elles sont réduites de moitié. Vous gagnez également en transparence, puisque les documents de la copropriété syndic restent accessibles à tous. De plus, il s’agit d’un coffre-fort sécurisé numérique qui permet de conserver tous vos dossiers. Que ce soit vos diagnostics de plomb ou le règlement de la propriété en commune, vous bénéficiez d’un outil digital performant pour suivre à distance la vie de votre communauté.

Vous pouvez consigner en temps réel les différentes interventions réalisées dans votre immeuble en mettant en place un carnet d’entretien. La gestion de tous vos supports est également automatisée : administration, travaux, juridiques, comptabilité. La répartition des charges est calculée automatiquement par une application web.

L’inconvénient principal de cette méthode concerne la garantie du bon fonctionnement des syndics, car un ou plusieurs membres de la propriété en commune devraient être mobilisés. La bonne entente entre les copropriétaires reste notamment une condition sine qua non pour que cette démarche soit couronnée de succès.

Les différentes alternatives

Pour effectuer cette opération, vous aurez le choix entre différents types de plateformes, dont certaines sont gratuites et d’autres payantes. Vous pouvez accéder à des supports collaboratifs à petit prix, à défaut des services d’un syndic professionnel, si vous n’avez pas les moyens financiers. Certaines offres sans frais sont dédiées aux syndics bénévoles et assorties d’un coût réduit sans abonnement pour disposer de services bancaires. Dans la même optique, l’assurance pour la propriété vous est proposée à un tarif préférentiel. Autrement, vous pouvez choisir un syndic à la carte incluant un forfait et un accompagnement personnalisé. Une solution sur mesure en fonction de vos besoins tout en vous simplifiant la vie.

Les services basiques peuvent comprendre la prise en charge de la déclaration de sinistre. L’ouverture d’un compte séparé pour la collecte de fonds et la préparation d’une AG sont parfois inscrites dans cette formule. En payant un supplément, la plateforme peut vous accorder 2 heures de présence physique pendant la réunion. De même, la gestion du personnel de l’immeuble ou d’autres tâches sont envisageables et facturées en conséquence. Si besoin, un conseiller professionnel reste à votre disposition, selon un horaire défini au préalable pour vous coacher dans votre mission.

Recommandations

En principe, ce modèle de plateforme collaborative est particulièrement indiqué pour les petites propriétés en commune, limitées idéalement à 30 lots. Sa mise en place requiert la désignation d’un syndic bénévole, afin de garantir le bon fonctionnement de l’ensemble. Autrement dit, en remplacement du syndic simple, ce système ne saurait être opérationnel sans l’implication des membres. En effet, il est important qu’un représentant de la communauté soit sur place pour servir d’intermédiaire avec le syndic en ligne. Sa présence est utile pour signaler les incidents ou suivre les travaux de réparation. Toutefois, ce rôle ne pourrait être confié à un locataire, mais plutôt à un copropriétaire bailleur.

Comme toute alternative, le syndic en ligne est un outil essentiel pour simplifier la gestion de votre copropriété. Pour bénéficier de cet avantage, il est important de considérer les impératifs à respecter pour assurer son succès.