La gestion ou management de projet regroupe les phrases utiles à son bon déroulement. Diverses façons de procéder et des outils de gestion dédiés s’appliquent à ce cheminement en vue d’un résultat concret et satisfaisant. Les instruments technologiques prévus pour cette tâche sont désormais très au point.

Un management à caractère temporaire

La gestion de projet s’inspire des mêmes techniques que celles de toute entreprise bien organisée. La différence réside dans le fait qu’en l’occurrence, la conduite des activités intègre une notion temporaire. Plusieurs composantes sont communes à ces deux types de management et intégrées à tout bon logiciel de suivi de projet. La gouvernance du programme en question en assure la direction stratégique. Cette partie du processus inclut et fixe également le cadre du projet. Il s’agit alors de définir les responsabilités, les systèmes décisionnels ainsi que le budget prévu pour ce programme. Ensuite viennent les processus de management de projet qui ont pour but de diriger ce dessein hors du domaine auquel il s’applique. Un bon outil de suivi de projet prévoit aussi la procédure qui détermine le « cycle de vie » du programme. Ce dernier est très différent selon la nature du projet. Les domaines de la construction et de l’informatique sont à cet égard très disparates. Parfois le management de projet concerne plusieurs idées participant au même objectif. On parle alors de « programme de projets ».

Une gestion coordonnée de plans

Quand il existe différents projets à mener à leur terme, leur organisation est synchronisée afin d’obtenir des résultats impossibles à atteindre en les traitant un par un. Des projets ainsi optimisés conservent toute la valeur de leur apport stratégique. Quand un projet isolé est destiné à un but ultime, il doit pouvoir être modifié fréquemment tout en étant maîtrisé et planifié. Ces changements doivent donc être prévisibles sans perturber le dynamisme du projet. L’équilibre indispensable entre les obligations techniques, les coûts et les délais sera impérativement respecté. Un outil de gestion de projet agile permet de conjuguer toutes ces contraintes sans rien laisser au hasard. Les acteurs de cette organisation travaillent de manière collective. La gouvernance du projet est confiée à un « sponsor » (ou commanditaire). S’il s’agit d’un projet de grande envergure, cette responsabilité est partagée au sein d’un comité chargé du pilotage. Ce dernier est présidé par le commanditaire. La responsabilité de la gestion est attribuée à un chef de projet. Plusieurs équipes indépendantes sont parfois chargées de mener à bien un projet complexe. Les chefs d’équipes sont associés au responsable du projet.

Des produits de projet variés

On entend par là des résultats qui, à long terme, permettent de recueillir des bénéfices. Les réalisations du projet peuvent correspondre à des infrastructures du style tronçon d’autoroute ou pont. Elles se concrétisent également parfois sous la forme d’un avion usiné à la commande ou d’un logiciel à destination du grand public. Un projet peut aussi coïncider avec un service comme un déménagement. Dans une entreprise, un projet cadre quelquefois avec un changement du type rationalisation interne. Quand les projets sont très complexes, ils impliquent une pluridisciplinarité de leurs acteurs. Ces derniers pratiqueront donc des professions et des disciplines diverses. Créer une équipe qui associe des compétences multiples est un enjeu de taille. Tous ces experts dans leur propre domaine ont le devoir de coopérer les uns avec les autres. Leur organisation recouvre plusieurs directions : l’aspect juridique, le marketing, l’informatique, la logistique ou la communication entre autres. Cette collaboration est facilitée par un outil suivi de projet. Plusieurs groupes gèrent le processus de lancement, la planification, la réalisation, la maîtrise et l’achèvement. Il ne s’agit pas de séquences temporelles du projet mais plutôt d’actions qui doivent s’appliquer pendant tout son cycle.

Les activités préalables au projet

Avec un logiciel de suivi de projet, une équipe bénéficie d’un appui solide pour concrétiser ses réalisations. Avant le lancement de leur projet, les professionnels concernés préparent et balisent le processus avec un outil gestion de projet agile. Ils analysent le contrat avec précision pour établir un « plan d’affaire » et définissent un modèle idoine. Il faut ensuite déterminer les risques susceptibles de contrecarrer le projet prévu. Une fois que toutes ces données sont prises en compte, il est nécessaire de planifier cette esquisse avant sa concrétisation. Les activités indispensables pour cette mise en œuvre sont optimisées par un outil de suivi de projet adapté. L’équipe peut notamment suivre le budget attribué à son projet tout en gérant et maîtrisant les écueils éventuels tout au long du processus. Un projet bien préparé atteint sans difficultés majeures le niveau de qualité exigé. Son avancement étant bien piloté par un logiciel suivi de projet, le dessein initial s’impose, même s’il s’agit d’un défi opérationnel et financier très important. Pour parer à toute éventualité, des rectificatifs sont ajoutés au contrat pour couvrir légalement d’hypothétiques modifications.