Afin de prospérer, les entreprises doivent constamment faire preuve de créativité pour pouvoir rester en même compétitive et productive. Pour cela, il devient de plus en plus inévitable pour ces dernières de sortir du confort de leurs zones géographiques pour étendre leurs activités au-delà de leurs site pour se tourner vers des nouvelles régions et même des pays étrangers afin de toucher plus de partenaires stratégiques et des nouveaux clients. Au travers de nombreuses activités comme le contrôle des produits du fournisseur avant expédition ou des rencontres d’affaires, de nombreuses politiques de gestion et logistique doivent être déterminées et mises en action pour le bon déroulement de tout cela. Afin de répondre à tous ces besoins,  des nouveaux profils professionnels sont mis en place pour coordonner toutes ces activités de manière optimale. Parmi ces nouveaux profils, le métier de business travel manager est sans aucun doute l’épicentre de toutes les activités liées au déplacement professionnel.

Comment peut-on réellement définir ce profil de business travel manager ?

Le business travel manager est le responsable qui pour a pour mission principale de gérer l’ensemble des activités liées aux voyages et déplacements professionnels des salariés de son entreprise ou d’un client pour le cas des travailleurs indépendants.

Ayant apparu dans les années 1980, le métier de business travel manager est née initialement avec l’apparition dans les entreprises d’un besoin des politiques de voyage.  En fonction de la structuration de l’entreprise, cette fonction peut être rattachée à divers services de l’entreprise comme le service financier,  la direction générale, la direction des achats, etc.

Les principales missions du business travel manager

De manière globale, le business travel manager s’occupe de la coordination des voyages d’affaires afin d’assurer un déplacement personnalisé reposant sur l’atteinte des objectifs du voyage et d’autres composantes comme le budget.

La coordination de ces activités de voyage par le business travel manager se fait généralement avec la collaboration du client (cas des business travel manager indépendant) ou des autres services comme la comptabilité, la direction générale, le service des activités à  l’étranger.

Dans certains plus complexes, il peut être appelé à collaborer avec  des services éloignés comme celui du service juridique, de la santé, de la sécurité, sociales et même de la veille concurrentielle ou du renseignement quand cette dernière existe en interne dans l’entreprise.

De manière plus détaillée, le business travel manager est chargé de :

–         D’organiser les déplacements et trajets professionnels :   que ce soit pour un client ou un salarié de l’entreprise,  le business travel manager doit s’occuper d’organiser le déplacement professionnel tout en respectant les volontés du client ou de la politique de voyage de l’entreprise pour laquelle il travaille.

–          D’acheter les prestations de voyage : de manière individuelle ou en collaboration avec le service d’achat, il doit s’occuper de l’achat des prestations nécessaires aux différents déplacements professionnels dont il a la charge et de la gestion des notes de frais.

–         Assurer la qualité des services : en total respect avec la politique de voyage de l’entreprise, il doit sélectionner les prestataires appropriés pour la réussite du voyage. Il doit aussi recueillir les avis des salariés ou du client pour dégager les  problématiques pertinentes afin de les améliorer pour les prochains voyages. Il doit trouver le parfait équilibre entre la satisfaction totale du client ou du salarié avec les contraintes que peut poser le voyage.

–         Élaborer des politiques de voyage : le business travel manager, peut dans la mesure où cela n’existe ne pas encore, élaborer une politique de voyage en collaboration avec d’autres services comme celui de la DRH ou du service financier. Et même si cela existe déjà, dans une perspective de perfectionnement, il a le devoir d’améliorer continuellement lorsque le besoin se fait ressentir la politique de voyage de l’entreprise.

–         Gérer les crises :   en cas de soucis lors d’un déplacement professionnel, le salarié doit pouvoir compter sur la réaction prompte  du business travel manager pour trouver des solutions appropriées pour pouvoir résoudre le problème. En fonction des crises, la réaction n’est pas isolée et doit se faire en collaboration avec les autres services compétents.

–         Gérer les finances : toujours en collaboration avec le service des finances ou des achats, il s’occupe des dépenses et remboursements liés aux déplacements professionnels.

–         Gérer les applications de gestion : les différentes applications de gestion liées au profil du business travel manager doivent être maitrisées par ce dernier. Avec cette maîtrise des outils, il pourra ainsi accomplir avec plus d’efficacité et de rigueur ses différentes missions.

–         Générer les reportings : à l’aide de ses différents outils de travail, il doit être capable d’assurer la collecte et la diffusion en interne comme en externe des flux d’information. A l’aide de ces flux d’informations, il pourra ainsi faire des analyses complètes des coûts, vérifier des tarifs négociés, faire des reportings en interne ou externe et de manière globale exploiter toutes ces diverses informations pour améliorer la politique de dépense de l’entreprise.

Compétence nécessaire pour exercer le métier

En dehors des formations conventionnelles disponibles, le métier de business travel manager demande de nombreuses compétences et atouts parmi lesquels :

–          La maîtrise de certaines langues étrangères : la maîtrise de certaines langues étrangères est un atout indispensable qui pourra vous distinguer des autres. À titre d’exemple, si l’entreprise pour laquelle vous travaillez à un fort taux d’activités vers de pays comme la chine, parler et/ou écrire l’anglais et le chinois  sera un plus.

–         Avoir un sens du relationnel : que ce soit en interne avec vos collaborateurs, ou à l’extérieur avec des clients, fournisseurs  et prestataires, le sens du relationnel est indispensable pour pouvoir bien négocier avec vos interlocuteurs.

–         Maîtriser l’outil informatique : le métier de business travel manager demande beaucoup de temps et travail. Pour alléger les différentes liées à ce métier, les entreprises font généralement   recours à des logiciels de gestion que vous devez facilement prendre en main dans les plus brefs délais.

–         Être cultivé : le business travel manager est quelqu’un qui se tient régulièrement informé de tout ce qui se passe dans le monde. Il doit être capable au travers des informations  anticiper un ensemble d’éléments pouvant avantager ou nuire les intérêts et la politique de voyage de l’entreprise.

En fonction de l’entreprise d’autres compétences et atouts peuvent être sollicités.